Systèmes d’information informels

systèmes formelles et informelles

Documentez à la fois vos systèmes épine dorsale et les systèmes d’information informels pour garantir la continuité des opérations contre la rotation des effectifs.

Les systèmes d’information au sens large comprennent les systèmes verbaux informels, la discussion à la machine à café, des rumeurs et les tendances.

Normalement on perçoit le système d’information d’être le système informatique de gestion interne. Un bon exemple est un ERP (Enterprise Resource Planning) tel qu’Odoo qui traite toute la chaîne d’approvisionnement.

Une entreprise s’appuie sur une dorsale structurée et une variété de systèmes informatiques informels, verbaux, satellites et externes.

Une vue holistique du système d’information

Une vue holistique d’un système d’information d’entreprise comprend l’ensemble des moyens de communication. Ceci peut inclure les canaux d’escalade et de délégation, des réunions, des communiqués, des panneaux d’affichage, des panneaux de gestion visuels, des courriels, des intranets, des espaces collaboratives, Internet, etc.

Il ne suffit pas de mettre en œuvre un logiciel de comptabilité et attendre que l’entreprise fonctionne.

Documentation des systèmes persistants

Les systèmes peuvent être affectés de façon négative lorsqu’une personne quitte l’organisation. La solution peut être d’insister sur le partage d’informations ou d’interdire la conservation des informations. L’ERP en est une manière donc pour l’entreprise d’assurer la pérennité de sa base d’informations, force de l’entreprise. Documenter vos systèmes pour gardez dans l’entreprise la mémoire du fonctionnement d’une procédure ou d’un service.

Les principes de la cartographie mentale aident à établir une culture de l’information. La réussite de l’entreprise peut dépendre de l’efficacité de son système d’information.

Architecture des systèmes d’information

On peut focaliser sur les systèmes formels. L’objectif peut être d’analyser le chevauchement ou manque de fonctions d’un nouveau système par rapport à l’ancien.

Il est conseillé de documenter les procédures pour protéger l’entreprise contre le départ des détenteurs d’informations. Le système qualité doit déclencher des mises à jour des documents.

Les systèmes informels peuvent être documentés avec la notation UML pour créer une vue d’ensemble du système d’information de l’entreprise.

Utiliser une méthode de modélisation visuel

La complexité des systèmes est une bonne raison de les documenter et d’autant de raisons pour employer des outils visuels. Une notation graphique utilise des symboles qui ont partout la même signification.

En UML(comme ci-dessus), un petit homme signifie un acteur humain ou systémique. Un ovale indique un cas d’utilisation. Dans SSADM, les cases signifient les processus. Le point est la cohérence. Un symbole signifie la même chose partout où utilisé.

Les diagrammes visuels améliorent la communication et la compréhension des idées complexes. Déterminer si les collaborateurs ont en effet une parfaite compréhension du système. La clarté fait gagner du temps.

Documenter des systèmes avec UML

UMLest une notation développée par les travailleurs de l’information. Il permet d’apprécier la portée et le contexte du système d’information.

Une vision des informations utilisées dans l’organisation, l’impact et la présence de réseaux informels peuvent déterminer si:

  • les systèmes formels sont adéquats
  • les systèmes informels fonctionnent «correctement» et même
  • quelles parties des systèmes informels formaliser

Il s’agit de baser les évaluations opérationnelles sur des définitions de fonction.

Recours à des sous-traitants externes

Il est rare qu’un responsable interne ait le temps ou le mandat d’effectuer une telle analyse. A savoir si l’externe peut mieux analyser le système qu’un interne. L’expert peut plus objectif mais manque d’informations, l’interne peut manquer d’objectivité mais connaît parfaitement le système. Autant de raisons de travailler ensemble.

La documentation de référence

La documentation de référence est utile pour la discussion autour des actions d’amélioration à mener. L’analyse peut améliorer la vie et les bénéfices.

L’analyse se concentre sur l’élimination de doublons inefficaces. Ceci conduit à améliorer les opérations et les cycles commerciaux. Cet analyse peut aussi être conduit en équipe à travers les réunions de gestion de cycle court.

Une analyse de vos systèmes, de leur aptitude à l’emploi et de leur amélioration fait partie d’une entreprise en évolution.

Systèmes d’information informels

Le système ERP formel est la clé des opérations. Mais les systèmes informels, les canaux de communication verbaux le sont aussi.

distinguishing formal and informal information systems

Dans quelle mesure devons-nous formaliser les résultats des échanges informelles? Certaines actions entraînent des changements dans l’ERP, tandis que d’autres sont documentées dans les comptes rendus de réunion. Tous représentent des actions opérationnelles.

Dans quelle mesure est-il nécessaire de documenter ces décisions et actions? Il peut-être important de rendre disponibles toutes les décisions prises sur un poste.

Un analyste ou un gestionnaire peut vouloir déterminer la cause, l’effet ou des actions correctives dans un domaine d’activité. Il s’agit là d’analyser les décisions par rapport aux performances et à trouver des solutions pour améliorer les opérations.

Les procès-verbaux de réunions doivent être intégrées dans les plans d’action.

the data flows from meetings into action plans and into individual task plans

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